Ces Termes et Conditions ("Termes") régissent votre utilisation des services fournis par VisaHQ.co.uk Limited.

En utilisant nos Services, vous reconnaissez avoir lu et accepté ces termes et vous vous engagez à ne pas violer nos politiques. Si vous n'acceptez pas les termes énoncés dans cet accord ou si vous êtes insatisfait du site, veuillez diriger vos plaintes vers la page Contactez-nous. Le non-respect de ces Termes peut entraîner des actions en justice et des restrictions de votre capacité à accéder à ce site. De temps à autre, VisaHQ peut modifier ces Termes. Veuillez continuer à consulter cet accord chaque fois que vous accédez à ce site ou l'utilisez. Vous acceptez que votre utilisation continue du site après toute modification constitue votre acceptation des Termes et Conditions révisés. VisaHQ ne sera pas responsable de tout manquement à vous notifier des changements, et il est de votre responsabilité de consulter périodiquement ces Termes et Conditions.

1. Définitions
In these terms of service:
"VisaHQ", "us", "we" or "our", means VisaHQ.co.uk Limited, a limited company incorporated under the Companies Acts in England (Registered Number 07040485) and having its Registered Office at 24 Tufton Street, London, SW1P 3RB.

"Services" means the services provided by VisaHQ namely in visa/UK passport consultation, checking relevant documentation, submitting/helping to submit application, collecting visa/passport and dispatching to the Customer/Client; or any other services VisaHQ could provide and invoice for, e.g. Translation services, documents’ legalisation, etc.

"Customer", "Client", "you" an individual or organisation to whom VisaHQ provides Services, or contracts the provision of Services.

"Third Party Suppliers" means any third parties who are involved in visa issuing (Visa Centres, Embassies, High Commissions), UK passport issuing (HM Passport Office); Post Office, international couriers, Company’s business partners; and any other organisation used by the Company to provide services to the Customer.

2. Parties et étendue du service
We will provide our Service to an individual who has individually, directly and explicitly requested a service using our online platform https://gb.businessvisahq.com/keytravel/fr/. Services may also be requested by an organisation as long as the individual requesting the service has authority to bind the company on whose behalf the service has been requested.

These terms must be viewed in conjunction with our Privacy Policy.

The Terms are subject to change without prior notice, except that the Terms in force at the time you place or modify an order will govern the order in question. For the avoidance of doubt, mere viewing of (in contrast to ordering services from) the Website is subject to the Terms Of Website Use and not these Terms.

The primary services provided by VisaHQ are to help you in obtaining visas and other travel documentation. We describe documents and forms you generally need to provide to achieve these aims and then submit these documents and forms duly completed by you, to the authorities or appropriate bodies. For the avoidance of doubt, if we provide services to you, you are our customer and these Terms apply. If we refer you to any other service provider, you take responsibility for reviewing any services provided and that service provider’s terms and conditions will apply for their services. We do not accept any liability for third party services and these Terms will not apply to those services.

Our order process allows you to check and amend any errors before submitting your order to us. After you place an order, you will receive an e-mail from us acknowledging that we have received your order. If your order appears to be correct, we will notify you that we have accepted your order and begun work on it. This acceptance email is titled "Your Application was Successfully Submitted to the Embassy". The contract between us will only be formed when we send you this acceptance email.

These Terms apply to any offer and any agreement between you and VisaHQ and to the provision of any service provided to you by or on behalf of VisaHQ in respect of but not limited to the processing of visas, passports and/or documents for you or on your behalf. Some Terms may refer to an issuing authority, which is the body being an embassy, consulate or other agency that issue or supply the documents requested by you.

3. Frais et paiements
Payment can be made by any of the options advertised on our website. Payment shall be due when your order is placed.
You agree to pay all fees and charges for any products or services offered for sale by VisaHQ or by any other vendor or service provider through VisaHQ. You shall pay all applicable taxes and shipping charges relating to the purchase of any other products or services.
If payment fails or you have not paid, your application will show on our system as incomplete. Your visa specialist will notify if payment is outstanding. Your application will not be submitted until full payment is received.
Requirements and fees related to the processing of passports and visas are subject to change, including, but not limited to, embassy consular fees, application forms and documentation required for visa issuance, which are subject to change without notice.
Payment online: By paying online you agree that your credit card(s) will be billed immediately after online verification takes place. Our secure server software encrypts all your payment card details. The process scrambles all the information, allowing no unauthorised third party to intercept the data. Your browser will confirm that you are shopping in a secure environment by showing either a locked padlock icon or an image of a padlock next to the payment details in the relevant area of the Website.

To ensure that your credit, debit or charge card is not being used without your consent, we will validate name, address and other personal information supplied by you during the order process against appropriate third party databases.

By accepting these terms and conditions you consent to such checks being made. All information provided by you will be treated securely and strictly in accordance with the GDPR.

During security checks we may ask for additional information or documentation to help support the data you supplied.

4. Passer une commande
To begin using our services, you must register as a new user or login to your account on https://gb.businessvisahq.com/keytravel/fr/. VisaHQ will endeavour to provide you with accurate information and to ensure that you obtain the visa for your trip for the date required in a timely manner. That notwithstanding, you should remember that all requirements to obtain the visa (documentation, fees, time frames, etc) are calculated based on general criteria and can vary according to information provided by you such as current or previous nationality, residence, gender, age, profession, recent travel, religion etc.

VisaHQ does its best to correctly describe all services that appear on its website. However, VisaHQ does not warrant that all the statements, definitions, and descriptions are most current, complete, accurate, and error free. Embassies/Consulates often change their requirements and fees without prior warning and changes can take effect immediately. In an event, shall any description of service or any information on our site become outdated or inaccurate, you agree to hold VisaHQ harmless.

Requirements and fees related to the processing of passports and visas are subject to change without notice. Application forms and additional documents required for visa issuance are subject to change without notice. Consular and HM Passport Office officials may request additional documentation at their discretion. They may also decline issuance of travel documents, visa, or passport without disclosing the reason for denial. Processing time for visas and passports quoted by VisaHQ are approximations based on normal circumstances, and are deemed reliable in most cases but are not guaranteed. VisaHQ will not be held responsible for any delays, cancellations, financial and other losses due to denial or delay in processing. VisaHQ reserves the right to decline processing of documents for any reason, including but not limited to incomplete documentation, insufficient processing time, or unusual circumstances.

By placing an order you accept these Terms. Once you place an order, you will be assigned a visa specialist and the application submission process begins. At this point your specialist will confirm that a money order covering the entire order is included or that a credit card authorisation form confirms a card has been successfully charged.

The date by which you need your passport is essential and therefore we will confirm that it is possible to process and obtain a visa within the anticipated timeframe and therefore meet your expectations. If there is enough time to process the required visa and all required documents received, the application will be reviewed for mistakes, corrections requested made and payments made your application will be submitted.

5. Temps de traitement
Processing time for visas and passports quoted by VisaHQ are approximate and based on processing times provided by Embassies, Consulates High Commissions and the Department of State (issuing authority) under normal circumstances. Processing time should be calculated starting the next business day of the date when the documents are delivered to VisaHQ for "Same Day" and "Next Day" processing options. For other processing options processing time should be calculated starting the day after submission of the documents to the issuing authority.

The issuing authority may request further explanations. The issuance of the visa is at the sole discretion of the issuing authority, and theirs is the final decision in admitting entry into the country, even when all the prescribed requirements have been met by the applicant. VisaHQ cannot and does not guarantee that the issuing authority will issue the visa in a timey manner and within the specified time frame.

VisaHQ will not be held responsible for any delays, cancellations, financial and other losses due to denial or delay in processing. No service fees, embassy fees, courier fees, shipping charges or any portion thereof will be refunded due to delays or denial of service.

6. Livraison de visa
Lorsque VisaHQ renvoie votre passeport et les documents requis originaux, il est important que vous confirmiez que le ou les visas demandés ont été délivrés, que le visa pour le pays que vous visitez soit valide pour les dates d'arrivée et départ du pays, et que le but de la visite est correct. Dans le cas où vous détectez une erreur ou divergence, vous devez contacter immédiatement VisaHQ.

7. Livraison
VisaHQ utilise Royal Mail pour tous ses besoins d'expédition, sauf indication contraire. VisaHQ utilise des enveloppes standard et d'autres matériaux d'emballage standard fournis par Royal Mail ou par une autre entreprise de services de messagerie selon les instructions d'un client. Parfois, les documents sont endommagés ou perdus lors de l'expédition. VisaHQ n'est pas responsable des dommages ou pertes qui se produisent pendant que le produit est en possession du client ou en transit. VisaHQ encourage fortement ses clients à utiliser des services d'expédition qui fournissent un suivi en temps réel des colis en transit. VisaHQ n'est pas responsable des erreurs ou erreurs commises par les entreprises de service de messagerie pour livrer, livrer à temps, suivre, localiser, et garder en sécurité tous les paquets. VisaHQ ne peut pas et ne garantit pas les réclamations ou les garanties faites par les entreprises de service de messagerie quant à la qualité du service, la livraison en temps opportun, la disponibilité du service, et d'autres réclamations.

8. Droits d'annulation et politique de remboursement
Dans le Royaume-Uni, si vous êtes un consommateur, vous pouvez avoir le droit légal d'annuler généralement une commande ou un contrat en vertu des Règlements sur les contrats de consommation pendant la période de rétractation de 14 jours ouvrables. Cela signifie que pendant la période pertinente, si un consommateur change d'avis ou pour toute autre raison décide de ne pas poursuivre une commande, il peut notifier au fournisseur sa décision d'annuler la commande et recevoir un remboursement. Un consommateur peut utiliser toute notification écrite d'annulation à VisaHQ.

Cependant, en raison de la nature urgente des commandes passées auprès de VisaHQ, et pour laisser une marge de sécurité afin d'éviter des conséquences potentiellement importantes en cas de retard, VisaHQ commence à fournir les services dès l'approbation du paiement et/ou de la réception de la documentation complète, ce qui peut se produire avant l'expiration de la période légale de rétractation. Le consommateur autorise expressément et accepte cela. Par conséquent, le consommateur peut ne pas bénéficier de la totalité de la période de rétractation pour les commandes passées auprès de VisaHQ et peut être tenu responsable d'une partie ou de la totalité des frais des services fournis par VisaHQ avant de recevoir l'avis d'annulation du consommateur. De plus, les visas sont des articles préparés selon les spécifications du consommateur et, en tant que tels, la période de rétractation et le droit d'annulation peuvent ne pas s'appliquer.

Si votre passeport et les autres documents justificatifs ont été reçus par VisaHQ et ont déjà été soumis par VisaHQ pour traitement au moment de l'annulation, vous ne recevrez aucun remboursement ; cependant, si la soumission n'a pas été effectuée au moment de l'annulation, vous recevrez un remboursement partiel correspondant à la différence des frais payés, des frais d'expédition de retour et des frais de traitement de 25 plus VAT. Aucun remboursement ne sera accordé pour les visas électroniques (e-visas) vers Antigua-et-Barbuda, l'Argentine, l'Arménie, l'Australie, l'Azerbaïdjan, Bahreïn, le Brésil, le Cambodge, le Canada, le Chili, Cuba, l'Égypte, l'Éthiopie, le Gabon, la Guinée-Bissau, Hong Kong, l'Inde, la Côte d'Ivoire, le Kenya, le Kirghizistan, le Lesotho, la Malaisie, la Moldavie, le Myanmar, le Nigeria, Oman, Porto Rico, le Qatar, la Russie, le Rwanda, le Sénégal, Singapour, le Sri Lanka, Taïwan, le Tadjikistan, la Turquie, l'Ouganda, l'Ukraine, les Émirats arabes unis, les États-Unis, les îles Vierges américaines, le Vietnam et le Zimbabwe. Si vous n'avez pas expédié votre passeport et les autres documents justificatifs et que vous souhaitez annuler, vous recevrez un remboursement partiel si vous voyagez en Albanie, en Azerbaïdjan, au Bangladesh, en Belgique, au Brésil, au Canada, en République centrafricaine, en Estonie, en Géorgie, en Allemagne, au Ghana, en Grèce, en Islande, en Inde, en Indonésie, en Irlande, en Italie, à Malte, en Mauritanie, au Népal, en Nouvelle-Zélande, au Nigeria, à Oman, en Russie, à Saint-Kitts-et-Nevis, en Corée du Sud, à Taïwan, en Turquie, en Ukraine, au Royaume-Uni, en Ouzbékistan et au Vietnam (le remboursement correspond à la différence des frais payés et des frais de traitement de 25 plus VAT) et un remboursement complet si vous voyagez vers tout autre pays.

Vous pouvez annuler en utilisant la fonction Annuler/Supprimer dans votre compte lorsque vous êtes connecté ou en appelant notre service clientèle. Nonobstant ce qui précède, tous les remboursements ne peuvent être effectués que sur le même mode de paiement utilisé. VisaHQ ne peut pas effectuer de remboursements pour les paiements par carte de crédit de plus de 3 mois, quelles que soient les circonstances. Dans de tels cas, VisaHQ peut émettre un crédit en magasin applicable aux futures demandes soumises via VisaHQ. Le crédit ne peut pas être appliqué aux demandes soumises par d'autres agences ou aux demandes soumises directement aux consulats.

50% des frais de service seront retenus pour les annulations de commandes de consultation après le traitement des demandes. Aucun remboursement ne sera effectué pour les demandes complétées.

9. Services et consultations en immigration
Certain services d'immigration et consultations peuvent être fournies par VisaHQ.co.uk Ltd, un fournisseur de services d'immigration agréé au Royaume-Uni, réglementé par l'Office of the Immigration Services Commissioner (OISC). Ces services sont soumis aux lois et règlements du Royaume-Uni et peuvent inclure des conseils sur les demandes de visa, les voies d'immigration et des consultations connexes. En utilisant ces services, vous acceptez de vous conformer à toutes les lois sur l'immigration applicables au Royaume-Uni et reconnaissez que VisaHQ.co.uk Ltd fournit des conseils réglementés uniquement dans le cadre de sa licence OISC. VisaHQ et VisaHQ.co.uk Ltd ne garantissent aucun succès concernant une demande d'immigration ou le résultat d'une consultation. Vous êtes responsable de fournir des informations précises et complètes, et tout conseil fourni est basé sur les détails que vous fournissez. VisaHQ et VisaHQ.co.uk Ltd ne sauraient être tenus responsables de tout refus, retard ou perte résultant d'informations incorrectes, de changements dans les politiques d'immigration ou de décisions des autorités d'immigration. Les frais pour ces services ne sont pas remboursables, sauf comme indiqué dans la politique de remboursement, et vous acceptez de dégager VisaHQ et VisaHQ.co.uk Ltd de toute responsabilité liée aux services d'immigration. Ces services sont distincts des autres offres de VisaHQ, et tout litige sera résolu selon la loi britannique.

10. Utilisation de systèmes d'IA tiers
VisaHQ peut utiliser des systèmes d'intelligence artificielle (IA) tiers pour améliorer les services, y compris, mais sans s'y limiter, le traitement des demandes, l'analyse de documents, le support par chat ou les fonctionnalités de recommandation. Vous reconnaissez et consentez à l'utilisation de tels systèmes d'IA tiers en relation avec votre utilisation du site et des services. VisaHQ ne contrôle ni n'opère ces systèmes d'IA tiers et ne fait aucune déclaration ni garantie concernant leur exactitude, leur fiabilité ou leur sécurité. Vous acceptez que VisaHQ ne soit pas responsable des erreurs, inexactitudes, biais ou résultats générés par ces systèmes d'IA, y compris tout conseil, recommandation ou décision automatisée. De plus, en utilisant le site, vous renoncez à toute réclamation contre VisaHQ liée à des violations de la sécurité des données et de la vie privée résultant de l'utilisation de systèmes d'IA tiers, y compris, mais sans s'y limiter, l'accès non autorisé, les fuites de données ou l'utilisation abusive des informations personnelles traitées par de tels systèmes. Vous êtes responsable de la vérification de l'exactitude de tout contenu généré par l'IA et acceptez d'indemniser VisaHQ contre toute responsabilité découlant de votre confiance dans les résultats de l'IA. Les données partagées avec des systèmes d'IA tiers sont régies par notre Déclaration de confidentialité et les politiques de confidentialité des fournisseurs tiers respectifs, et VisaHQ décline toute responsabilité quant à la manière dont les tiers traitent vos données.

11. Confidentialité
Veuillez diriger votre attention vers notre Déclaration de Confidentialité, par laquelle vous acceptez également d'être lié lors de l'utilisation de ce site. La Déclaration de Confidentialité fait partie de cet accord. Vous reconnaissez que, nonobstant notre Déclaration de Confidentialité, l'utilisation de services tiers (y compris les systèmes d'IA) peut impliquer un traitement des données en dehors du contrôle direct de VisaHQ, et vous dégagez VisaHQ de toute responsabilité pour tout incident de confidentialité y afférent.

12. Communications
En utilisant ce site et nos services, vous donnez à VisaHQ votre consentement exprès pour vous contacter par e-mail, messagerie ou d'autres formes de communication électroniques ou non électroniques à toutes fins, y compris la distribution de matériel marketing et promotionnel. Vous acceptez que ces communications puissent inclure des messages automatisés générés par des systèmes d'IA, et VisaHQ ne pourra être tenu responsable du contenu ou du moment de ces communications.

13. Sécurité
En soumettant les formulaires d'inscription et de demande, vous certifiez que les informations que vous fournissez sont vraies et correctes. Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de votre identifiant utilisateur (connexion) et de votre mot de passe. Vous êtes responsable de toutes les utilisations de votre identifiant utilisateur (connexion), qu'elles soient ou non autorisées par vous. Vous acceptez de nous informer immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre identifiant utilisateur ou de votre mot de passe. Veuillez vous référer à notre déclaration de confidentialité qui régit les informations soumises et distribuées. VisaHQ met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables mais décline toute responsabilité en cas de violations de la sécurité, y compris celles impliquant des systèmes d'IA tiers ou des menaces externes.

14. Propriété intellectuelle
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15. Droits d'auteur et respect des marques
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16. Indemnisation
Vous devez indemniser, tenir et préserver indemne, et défendre à vos propres frais VisaHQ, ses dirigeants, directeurs, agents et employés contre toutes poursuites, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature ou sorte, y compris les coûts et dépenses découlant d'actes de violation de ces Conditions par vous, vos employés, agents, sous-traitants ou toute personne utilisant votre ordinateur/ID utilisateur. Cette exigence s'étendra aux réclamations ou responsabilités de tiers découlant de l'utilisation de toute information brevetée ou protégée par des droits d'auteur ou pour toute autre raison, y compris les réclamations liées aux systèmes d'IA tiers, aux violations de la sécurité des données, aux violations de la vie privée, aux résultats des services d'immigration ou aux refus de demande. Vous acceptez de payer tous les coûts, dommages et dépenses, y compris, mais sans s'y limiter, les frais juridiques raisonnables et les coûts accordés contre vous ou autrement engagés par ou en lien avec ou découlant de toute réclamation, poursuite et/ou action ou procédure attribuable à une telle action.

17. Résiliation
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18. Période de réclamation
Vous avez un mois après l'achèvement du travail par VisaHQ à partir de la date de livraison du visa ou de la commande initiale pour informer VisaHQ de toute réclamation liée à nos services. Une fois ce délai écoulé, tout droit à rectification ou à compensation expirera.

19. Liens
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20. Restrictions sur l'utilisation
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21. Avertissement
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22. Accord complet
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